„Zuhören und Verstehen sind Grundlagen für erfolgreichen Datenschutz!“
Ein guter externer Datenschutzbeauftragter entwickelt den Datenschutz als Managementsystem, somit als eine Sammlung von Richtlinien, Verfahren, Anweisungen, Werkzeugen und Schulungen. Das trägt dem Umstand Rechnung, dass Datenschutz ein laufender Prozess ist und nicht ein einmaliges Projekt. Dieses Management-System sollte möglichst individuell auf Ihre Firmensituation eingehen, und nicht von der Stange sein. Es muss in Ihren Arbeitsalltag passen und bestehende Strukturen nutzen. Nur Vorgaben und Arbeitsschritte, die im täglichen Umgang gut umzusetzen sind und den nötigen Datenschutz für Ihre Mitarbeiter einfach machen, sind wirksam. Das mag in der Implementierungsphase aufwendiger sein, ist aber in der Handhabung effizienter.
Zuhören ist die erste Aufgabe eines externen Datenschutzbeauftragten!
Erst wenn der individuellen Bedarf Ihrer Firma verstanden ist und die zu nutzenden bestehenden Strukturen bestimmt sind, kann ich an die Entwicklung eines Systems gehen, das zu Ihrer Firma passt. Mein erster Schritt ist also eine umfassende Analyse. Wichtig ist mir dabei, bestehende (Management-)Systeme soweit wie möglich zu nutzen, um Ihrer Firma keinen überflüssigen Organisationsaufwand zu schaffen. Oft sind bereits Strukturen gegeben, die für den Aufbau eines erfolgreichen Datenschutz- Managements genutzt werden können. Diese sind für mich die Grundlage für meine Arbeit in Ihrer Firma.
Der Ist-Zustand als Grundlage für erfolgreichen Datenschutz nach DSGVO
Manchmal sind es nur kleine Veränderungen, die vorgenommen werden müssen, um Ihren Mitarbeitern die Einhaltung aller Datenschutz-Richtlinien in der täglichen Arbeit zu erleichtern. Ich sehe mir die Datenschutzarbeit in jeder einzelnen Abteilung an und erstelle eine für jede Abteilung zugeschnittene Bedarfsanalyse als Diskussionsgrundlage für weitere Maßnahmen. Welche Maßnahmen davon umgesetzt werden, bestimmen Sie.
Die Bedarfsanalyse – Lücken finden, gegebene Strukturen für erfolgreichen Datenschutz nutzen!
Datenschutz muss in vielen Abteilungen berücksichtigt werden. Beschäftigtendaten sind nicht nur im Personalwesen, Kundendaten nicht nur im Vertrieb zu schützen. Wenn der Bedarf und jeweilige Beitrag jeder einzelnen Abteilung feststeht und das Veränderungspotential aufgedeckt ist, kann die individuelle Anpassung des Datenschutz- Management-Systems erfolgen. Eine Risikobetrachtung ergibt die Prioritäten der Lücken, die zuerst angegangen werden müssen.
Die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
Die Aufgabe eines externen Datenschutzbeauftragten ist es, bestehende Systeme zu verstehen und gleichzeitig zu hinterfragen. Ein frischer Blick von außen ist oft neutraler und unvoreingenommener als der Blick eines angestellten Datenschutzbeauftragten. Durch mein Rüstzeug habe ich Kenntnisse in den relevanten Bereichen Informatik, BWL und datenschutzrechtliche Grundlagen. Zudem bringe ich langjährige Erfahrung und Schulung mit. Als extern Beauftragter fällt es mir leichter, aufgefundene Schwachstellen offen an zuständiger Stelle zu benennen und Änderungen einzufordern.
Vorhandene Strukturen ausbauen, bestehende Systeme für hohe Effizienz nutzen
Keine Angst vor hohem zusätzlichem Aufwand! Datenschutz kann – richtig betrieben – durch Veränderung bestehender Systeme sogar zu deutlicher Arbeitserleichterung führen und den täglichen Organisationsaufwand verringern. Häufig können Strukturen oder Prozesse vereinfacht werden, die das bestehende System übersichtlicher machen und Ihren Mitarbeitern sogar die Arbeit erleichtern. Ich sehe mir genau an, ob z.B. unnötige Datensätze gelöscht werden können und welche Schritte für weitere Vereinfachung möglich sind.
Externer Datenschutz – Kosten und Vertrag
So individuell wie das Datenschutzsystem selbst, sind auch die Kosten und der Vertrag. Nach der Bestandsanalyse und Feststellung des Ist- Zustandes erhalten Sie von mir ein umfangreiches Konzept mit entsprechender Kostenaufstellung. Der abzuschließende Vertrag lässt sich in der Laufzeit variieren und auf Ihren Bedarf anpassen. Bewährt haben sich 2-Jahres-Verträge. Einen Kündigungsschutz, den interne Datenschutzbeauftragte genießen, haben externe Datenschutzbeauftragte nicht. Um die vorgeschriebene Weiterbildung eines Datenschutzbeauftragten müssen Sie sich nicht mehr kümmern. Selbst wenn Ihr Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten benennen muss, müssen die Datenschutzgesetze umgesetzt und befolgt werden. Daher kann sich auch eine freiwillige Benennung lohnen.
Täglicher Datenschutz ist einfach, wenn das System stimmt!
Datenschutz muss nicht kompliziert sein, es kommt immer auf das System an! Gut gemachter Datenschutz ist einfach, entlastet und lässt sich einwandfrei in die tägliche Arbeit integrieren. Eine Pflichterfüllung für den Datenschutz im Nachhinein entfällt – Kosten können so gering gehalten werden! Ihre Mitarbeiter behalten zu jedem Zeitpunkt den Überblick und können in der täglichen Arbeit unkompliziert alle Datenschutzrichtlinien berücksichtigen.
Externer Datenschutzbeauftragter – nicht nur für Nürnberg, Neumarkt, Fürth, Erlangen & Ingolstadt
Die Wege sind kurz! Als Datenschutzbeauftragter aus Ihrer Region lassen sich auch bei plötzlich auftauchenden Problemen persönliche Termine ausmachen, um zu jedem Zeitpunkt das bestmögliche Ergebnis erzielen zu können. Meine Kunden stammen aus dem Großraum Nürnberg, Erlangen, Fürth, Neumarkt, aus Ingolstadt, ganz Franken und Bayern.
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